Klachtenprotocol

Hoe zorgt Kunsteducatie Culemborg (KEC) voor goede relaties en een fijne sfeer? En wat kunnen leerlingen doen als dat niet het geval is?

Professioneel, integer en respectvol

Kunsteducatie Culemborg (KEC) belooft dat alle leerlingen erop mogen vertrouwen dat iedere docent en bestuurder van Kunsteducatie Culemborg professioneel, integer en respectvol handelt. Hiervoor doen we ons uiterste best. In het geval van minderjarige leerlingen mogen ook de ouders of verzorgers hier op rekenen.

Professionaliteit
betekent dat de kwaliteit van de lessen, evenementen en andere activiteiten hoog is. In de eerste plaats met het oog op de muziek die centraal staat. In de tweede plaats met het oog op de pedagogische en didactische kwaliteit.

Integriteit
gaat over eerlijkheid en oprechtheid. Wij komen onze beloftes en afspraken na. Wij zeggen wat we doen en doen wat we zeggen. Docenten en bestuurders van KEC handelen volgens algemeen aanvaarde sociale en ethische normen.

Respectvol handelen
betekent dat leerlingen en hun families niet worden gepest, zwart gemaakt, gediscrimineerd, (seksueel) geïntimideerd of te maken krijgt met andere vormen van agressie, geweld of grensoverschrijdend gedrag.

Als een leerling, ouder of verzorger, een inbreuk ervaart op het professioneel, integer of respectvol handelen, dan staat Kunsteducatie Culemborg  niet alleen open voor een goed gesprek, maar doet er ook alles aan om te herstellen wat is mis gegaan.

Vier mogelijkheden voor leerlingen en hun ouders of verzorgers als er wat mis is of dreigt te gaan

1 Een persoonlijk gesprek
We moedigen je in de eerste plaats aan om met de betrokken docent(en) of bestuurder(s) in gesprek te gaan en er samen uit te proberen te komen. Elkaar aanspreken en aangesproken willen worden, zijn voor de docenten en bestuurders van KEC vanzelfsprekend. Zij nodigen je daarom nadrukkelijk uit om met hen in gesprek te gaan wanneer jij vindt dat er wat mis gaat of dreigt te gaan. Wil je als leerling, ouder of verzorger een persoonlijk gesprek met een docent of bestuurder, neem dan zelf contact op met de betrokkene. Gebruik hiervoor het mailadres of telefoonnummer van jouw docent, dat je kreeg toen jij startte met jouw lessen. Je vindt deze ook op de docentenpagina van onze website.

Maar…

Er kunnen goede redenen zijn om geen persoonlijk gesprek met een docent of bestuurder aan te willen gaan.  Bijvoorbeeld omdat het gaat om vragen,  zorgen of problemen die je liever (nog)  vertrouwelijk houdt. Of omdat onduidelijk is wat je er mee moet of wil. Misschien omdat het té persoonlijk is. Ook kan je om allerlei redenen het gevoel hebben niet met deze persoon tot een goed gesprek te kunnen komen. Omdat de situatie al te veel uit de hand is gelopen. Omdat emoties zoals schaamte, verdriet of boosheid, in de weg zitten. Omdat de angst speelt het onderspit te delven in het gesprek of zelfs afgerekend te worden. Of door de zorg dat de situatie er alleen maar slechter van wordt.

Als dit het geval is dan zijn er drie andere mogelijkheden. Leerlingen en hun ouders of verzorgers zijn daarbij vrij om te beslissen welke weg wordt bewandeld. Het is ook mogelijk om eerst het één te doen en daarna alsnog te kiezen voor een van de andere mogelijkheden.

2 Een schriftelijke melding aan het bestuur
Een schriftelijke melding van datgene wat er speelt, de klacht, het probleem of conflict. Gericht aan het bestuur van Kunsteducatie Culemborg. Dat kan per post of e-mail.  Beschrijf in dat geval de situatie, met inbegrip van de locatie en de omstandigheden. Wat is er aan de hand? Wat is de klacht of zorg? Beschrijf het zo goed mogelijk. Noem de naam van de persoon of personen om wie het gaat. Vermeld daarnaast jouw eigen naam, adresgegevens, mailadres en het telefoonnummer waaronder KEC je kan bereiken.

Het bestuur zorgt  binnen vijf werkdagen voor een ontvangstbevestiging. Zo weet je dat jouw mail of brief in behandeling is genomen. Het bestuur informeert zich daarna zo goed als mogelijk over de situatie. Het kan zijn dat daartoe contact wordt opgenomen met jou en de andere betrokkene(n). Dat laatste overigens alleen in overleg met jou. Binnen drie weken na ontvangst van de melding, wordt met de leerling, ouders of verzorgers overlegd over het vervolg hiervan.

Je kunt schrijven naar Kunsteducatie Culemborg, T.a.v. het bestuur, Heimanslaan 2, 4102 JA Culemborg. Of mailen naar: info@kunsteducatie-culemborg.nl.

3 Een persoonlijk gesprek met de voorzitter van het bestuur
Het is ook mogelijk om direct de voorzitter van het bestuur te mailen en te vragen om een persoonlijk gesprek (voorzitter@kunsteducatie-culemborg.nl). Natuurlijk vermeld je ook dan het gespreksonderwerp en geef je een korte beschrijving van jouw klacht of zorg. De voorzitter neemt dan binnen vijf werkdagen contact op om een afspraak te maken.

Zowel bij een schriftelijke melding als een persoonlijk gesprek, laten bestuur of voorzitter zich goed informeren en stellen waar nodig aan jou en de andere betrokkene(n) vragen ter verduidelijking van de situatie. Zodra op basis van de verkregen informatie voldoende zicht is ontstaan op de situatie, worden vervolgstappen benoemd om tot een oplossing te komen. Deze worden met je besproken. Ben je het er mee eens? Dan worden deze vervolgstappen uitgevoerd.

4 Een persoonlijk gesprek met een vertrouwenspersoon
Het kan een opluchting zijn te praten met iemand die meer buiten Kunsteducatie Culemborg staat waardoor zeker is dat het gesprek onpartijdig en vertrouwelijk blijft. De vertrouwenspersoon is zo iemand. Deze maakt geen deel uit van Kunsteducatie Culemborg, is niet als docent, bestuurder of op een andere manier aan Kunsteducatie Culemborg verbonden. De vertrouwenspersoon kan helpen door samen met jou te kijken wat er aan de hand is. Ook kan de vertrouwenspersoon vertellen wat je verder zou kunnen doen  en daarbij ondersteunen. De vertrouwenspersoon biedt dus een luisterend oor en – als je dat wilt –  een helpende hand. Zo neemt de vertrouwenspersoon op verzoek bijvoorbeeld ook deel aan een gesprek van jou met de andere betrokkene(n) of kan deze in al uit de hand gelopen situaties ondersteunen bij de inzet van een mediator of bemiddelaar. Jij blijft daarbij zelf de baas, want alleen jij bepaalt wat er gebeurt. Alles wat je zegt is en blijft vertrouwelijk. Ook worden er geen stappen gezet waaraan jij niet nadrukkelijk jouw goedkeuring geeft.

Kunsteducatie Culemborg heeft twee vertrouwenspersonen. Jij kiest zelf met welke van hen jij contact opneemt. Het gaat om Geert Jan Venekamp en Francine Prak. Francine is bereikbaar via 06-42702726 of info@francineprak.nl. Geert Jan is bereikbaar via: 06-41320671 of info@gjv-advies.nl.